Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 11 augustus 2026.

Magisch Zoetermeer is de naam waaronder Stichting Samen vieren wij kerst naar buiten treedt. De stichting staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73250767. U bereikt ons via info@magischzoetermeer.nl of via de contactpagina.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen, op welke grondslag dit gebeurt, wie de gegevens kan inzien en hoe lang wij ze bewaren.

Aanmelden voor een activiteit

Wanneer u zich aanmeldt voor een activiteit, vragen wij alleen de gegevens die nodig zijn om de aanmelding te verwerken, u te bereiken en de activiteit en het vervoer te organiseren. Dit kan gaan om uw naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en de gegevens van een contactpersoon. De grondslag hiervoor is de uitvoering van uw aanmelding en de afspraken die daaruit voortvloeien.

Als informatie over ondersteuning of mobiliteit noodzakelijk is, vragen wij daar apart om. Dit zijn gegevens over uw gezondheid en daarom bijzondere persoonsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens alleen om het vervoer en de locatie veilig en passend te regelen. De grondslag hiervoor is uw uitdrukkelijke toestemming. Het geven van deze toestemming is vrijwillig en u kunt haar op ieder moment intrekken.

Iemand voordragen voor het Magisch Zonnetje

Wanneer u iemand voordraagt, vragen wij om uw contactgegevens en om de naam en informatie die u over de voorgedragen persoon verstrekt. Wij gebruiken deze gegevens om de voordracht te beoordelen, een selectie te maken en contact op te nemen met de gekozen persoon. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang om het Magisch Zonnetje te organiseren en mensen in Zoetermeer te waarderen.

Vermeld in de toelichting geen medische gegevens of andere gevoelige informatie die niet nodig is voor de voordracht. De voorgedragen persoon weet mogelijk nog niets van de voordracht. Wij informeren de gekozen persoon bij het eerste contact over het gebruik van diens gegevens. Wij maken een naam of foto alleen openbaar met toestemming van die persoon.

Vrijwilliger worden

Wanneer u zich aanmeldt als vrijwilliger, vragen wij om uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij gebruiken deze gegevens om contact met u op te nemen, passende werkzaamheden te bespreken en het vrijwilligerswerk te organiseren. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang om vrijwilligers te werven en onze activiteiten uit te voeren.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich voor de nieuwsbrief aanmeldt, gebruiken wij uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief te versturen. De grondslag is uw toestemming. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Een aanmelding voor een activiteit, donatie, aankoop of vrijwilligerswerk betekent niet automatisch dat u ook de nieuwsbrief ontvangt.

Vriend van Magisch Zoetermeer en het ledengedeelte

Wanneer u zich aanmeldt als Vriend van Magisch Zoetermeer of gebruikmaakt van het ledengedeelte, gebruiken wij de gegevens die nodig zijn om uw deelname en account te beheren en u over de bijbehorende activiteiten te informeren. De grondslag is de uitvoering van uw deelname. Voor algemene nieuwsbrieven vragen wij apart toestemming.

Doneren en de webshop

Bij een donatie of betaling verwerken onze bank en de betaaldienst de betaalgegevens. Bij een overboeking zien wij uw naam en rekeningnummer. Bij een bestelling gebruiken wij daarnaast uw contact- en adresgegevens om de bestelling uit te voeren en te bezorgen. De grondslagen zijn de uitvoering van de bestelling en onze wettelijke verplichting om een financiële administratie bij te houden. Wij bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens.

Contact opnemen

Wanneer u ons belt, mailt, de chat gebruikt of het contactformulier invult, gebruiken wij uw bericht en contactgegevens om uw vraag te behandelen en u te antwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang om vragen en verzoeken goed af te handelen.

Foto's en video's

Tijdens activiteiten kunnen foto's of video's worden gemaakt voor verslaglegging en communicatie over het werk van de stichting. Voor herkenbare portretten en publicatie op onze website of sociale media vragen wij toestemming. U kunt die toestemming altijd intrekken. Wij verwijderen het betreffende beeld dan waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Contactenlijst en nieuwsbrief

Gegevens uit formulieren en contactmomenten kunnen in de beveiligde contactenlijst van Wix worden opgeslagen met een kenmerk dat bij het doel hoort, bijvoorbeeld deelnemer, vrijwilliger of nieuwsbriefabonnee. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Wij sturen geen nieuwsbrief zonder aantoonbare toestemming.

Wie uw gegevens kan inzien

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers die ze voor hun taak nodig hebben. Informatie over ondersteuning en mobiliteit is alleen beschikbaar voor de personen die de activiteit, locatie of het vervoer regelen. Iedereen die namens de stichting met persoonsgegevens werkt, moet daar vertrouwelijk mee omgaan.

Bedrijven die onze website, formulieren, e-mail en nieuwsbrief verzorgen, verwerken gegevens voor zover dat voor hun dienstverlening nodig is. Voor betalingen werken wij samen met onze bank en de betaaldienst die in de betaalomgeving wordt vermeld.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij hanteren de volgende maximale bewaartermijnen:

aanmeldingen voor activiteiten en eventuele gegevens over ondersteuning of mobiliteit: uiterlijk één maand na de activiteit;
voordrachten voor het Magisch Zonnetje: uiterlijk drie maanden na de uitreiking;
gegevens van vrijwilligers: zolang iemand actief is en daarna maximaal één jaar;
nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt; daarna bewaren wij alleen het minimale gegeven dat nodig is om te voorkomen dat u opnieuw wordt aangemeld;
gegevens van Vrienden en leden: zolang de deelname of het account actief is en daarna maximaal drie maanden;
contact-, chat- en e-mailberichten: maximaal één jaar nadat de vraag is afgehandeld;
financiële gegevens die onderdeel zijn van de administratie: zeven jaar, voor zover de wet dat vereist;
overige gegevens van een bestelling die niet voor de financiële administratie nodig zijn: maximaal één jaar na afronding van de bestelling;
foto's en video's: zolang de toestemming geldt en het beeld relevant is voor het doel waarvoor het is gepubliceerd. Wij beoordelen dit periodiek en verwijderen het beeld na intrekking van toestemming waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Wanneer een wettelijke verplichting een langere termijn vereist of gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een geschil, kunnen wij de betreffende gegevens langer bewaren. Wij bewaren dan niet meer dan daarvoor noodzakelijk is.

Andere partijen en verwerking buiten Europa

Onze website, formulieren, contactenlijst en nieuwsbrief draaien bij Wix. Onze zakelijke e-mail wordt door een externe e-maildienst verzorgd. Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens in onze opdracht. Voor betalingen werken wij samen met onze bank en de betaaldienst die aan de website is gekoppeld. Deze betaalpartijen bepalen voor een deel zelf hoe zij persoonsgegevens verwerken en zijn daarvoor ook zelf verantwoordelijk.

Een deel van de technische verwerking kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Als dat gebeurt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrond en een passend beschermingsniveau bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Verder verstrekken wij uw gegevens niet aan anderen, tenzij dit nodig is voor de hierboven beschreven doelen, de wet ons daartoe verplicht of u daar toestemming voor heeft gegeven.

Cookies en statistieken

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website veilig en goed te laten werken. Wix kan daarnaast beperkte technische en statistische informatie verwerken om de werking en het gebruik van de website te meten. Wij gebruiken geen advertentiecookies en hebben de Facebook-pixel uitgeschakeld. Als wij in de toekomst niet-noodzakelijke tracking gebruiken, vragen wij daarvoor vooraf toestemming.

Beveiliging

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot de mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Waar mogelijk gebruiken zij een eigen account en passende beheerrechten. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onjuist gebruik.

Uw rechten

U heeft het recht om:

te weten welke persoonsgegevens wij van u gebruiken en daarvan een kopie te ontvangen;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
gegevens te laten verwijderen wanneer wij ze niet meer nodig hebben;
het gebruik van uw gegevens tijdelijk te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
gegevens die u zelf heeft verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen, wanneer dit recht van toepassing is;
een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking. Sommige gegevens kunnen wij niet direct verwijderen wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt.

Stuur uw verzoek naar info@magischzoetermeer.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, maar vragen niet meer gegevens dan daarvoor nodig is.

Geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over mensen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor hen belangrijke gevolgen hebben.

Klachten

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@magischzoetermeer.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten of systemen veranderen. Op deze pagina staat altijd de datum van de laatste wijziging.